Iemesli, kāpēc jārūpējas par dokumentu drošību

Vairums cilvēku noteikti zina, ka katram uzņēmumam vajadzētu rūpēties par savu dokumentu drošību, bet vai esi domājis, kāpēc tas ir tik svarīgi? Izvēloties drošu dokumentu uzglabāšanas veidu, ieguvumi būs vairāki. Kādi? Par to pastāstīsim šajā rakstā.

Organizētība: Ja dokumentu uzglabāšana tiek veikta pēc izstrādātas sistēmas, tad arī uzņēmuma darbība būs daudz efektīvāka. Nodrošinot dokumentu organizētu glabāšanu, tiks radīta ne tikai kārtība, bet arī tiks atvieglota vadības un darbinieku ikdiena, jo darbam nepieciešamos dokumentus varēs atrast ļoti īsā laikā. Atkarībā no tā, kādus dokumentus plānots uzglabāt un kādas ir uzņēmuma drošības prasības, dokumentu glabāšanai var izvēlēties:

• Biroja skapjus vai seifus;
• Grāmatvedības skapjus;
• Parastās vai ugunsdrošās kartotēkas;
• Depozīta seifus;
• Vai kādu citu seifu veidu.

Pieejamība: Izvēloties slēdzamu dokumentu glabātuvi, tu varēsi ierobežot un kontrolēt to, kuriem uzņēmuma darbiniekiem būs pieeja noglabātajiem dokumentiem.

Juridiski iemesli: Rodoties juridiskām problēmām, ir ārkārtīgi svarīgi, lai būtu pieejami resursi savas taisnības pierādīšanai. Ja uzņēmums rūpējas par organizētu un drošu dokumentu glabāšanu, tad šādās situācijās nepieciešamie dokumenti vienmēr būs pieejami un ātri atrodami.

Datu aizsardzība: Arī Latvijā spēkā ir GDPR jeb Vispārīgā datu aizsardzības regula, kas īpaši attiecas uz uzņēmumiem, kas apstrādā un glabā savu klientu informāciju ne tikai digitālā, bet arī drukātā formātā. Dokumentus, kuros atrodama uzņēmuma klientu informācija, nedrīkstētu glabāt vaļējos plauktos, bet tiem piemērotākas būtu slēdzamas kartotēkas vai grāmatvedības skapji.

Aizsardzība pret intelektuālā īpašuma zādzībām: Neviens uzņēmējs nevēlas, lai uzņēmuma dokumenti nonāk nepareizajās rokās. Īpaši jau tad, ja tie satur informāciju par slepenu ražošanas procesu, nākotnes plāniem vai jaunu produktu izstrādi. Intelektuālā īpašuma zādzības nav reta parādība – īpaši labi pelnošās nozarēs, kurās ir liela konkurence. Slepenu ideju zādzība var ne tikai izpostīt uzņēmuma plānus, bet arī novest to līdz bankrotam. Šādus dokumentus ieteicams glabāt īpaši drošā seifā, kuram ir stingri ierobežota piekļuve arī darbinieku starpā.

Nodrošināšanās pret dokumentu pazaudēšanu: Ja uzņēmumā nav striktas iekšējās politikas par to, kur un kā tiek uzglabāti dokumenti, tad pastāv liela iespējamība, ka agrāk vai vēlāk kāds no dokumentiem pazudīs. Lai tā nenotiktu, būs gana, ja aprīkosi biroja telpas ar biroja kartotēkām un skapjiem – ar tiem uzturēt kārtību un izvairīties no dokumentu nozaudēšanas būs ļoti ērti.

Sensitīvas informācijas noplūdes novēršana: Gandrīz katram uzņēmumam ir dokumenti ar sensitīvu informāciju, kura nedrīkst tikt izpausta, bet var noderēt pašam uzņēmumam. Arī šādus dokumentus vajadzētu glabāt drošā seifā, līdz minimumam ierobežojot cilvēku loku, kuram ir pieeja šim seifam.

Protams, šie ir ļoti praktiski punkti, bet nedrīkst aizmirst arī to, ka droši dokumentu glabāšanas risinājumi pasargās tos arī no kramplaužiem un pat no ugunsnelaimēm, ja tiks izvēlēts ugunsdrošs risinājums.